Die Planung des ultimativen Familientreffens

Ein Familientreffen ist eines der schönsten Familienereignisse. Man sieht Cousins und Cousinen, die man gefühlt ein Leben lang nicht gesehen hat, besucht Großeltern oder Urgroßeltern, die weit weg wohnen, und genießt köstliche Familienmahlzeiten und probiert Gerichte, die man vielleicht seit Jahren nicht mehr gekostet hat. 

Ein Familientreffen am Urlaubsort ist sogar noch besser, weil Ihr alle gemeinsam ein aufregendes und möglicherweise neues Reiseziel erlebt. Die Logistik kann jedoch sehr aufwändig sein. Deshalb haben wir ein paar wichtige Tipps und Tricks für die Planung, damit Ihr den Großteil der Arbeit bewältigen könnt.

Tipps zur Planung eines Klassentreffens

  1. Versendet einen Fragebogen

Der erste Schritt ist Aufklärung… viel Aufklärung. Je mehr Informationen Ihr habt, bevor Ihr mit der Planung beginnt, desto besser könnt planen und desto weniger müsst Ihr Euch mit mehreren Familienmitgliedern herumschlagen. 

Erstellt einen detaillierten Fragebogen, der unter anderem folgende Punkte abdeckt

  • Woher die einzelnen Familien oder Familienmitglieder kommen.
  • Welche Termine für die Familie am besten geeignet wären.
  • Wohin die Familienmitglieder am liebsten reisen würden.
  • Welche Reiseziele würden die Familienmitglieder gerne vermeiden.
  • Was sind die bevorzugten Aktivitäten aller Beteiligten? 
  • Wenn es gesundheitliche Probleme oder diätetische Anforderungen zu berücksichtigen gibt.
  • Welche Erlebnisse möchte die Familie im gemeinsamen Urlaub am liebsten haben?
  1. Mit der Planung beginnen und delegieren

Jetzt, da Ihr alle relevanten Informationen habt, könnt das Ihr Klassentreffen planen und Aufgaben an andere delegieren, die Euch dabei helfen, alles zu erledigen. Es gibt ein paar Hauptkategorien, in die Eure Planung nun fallen wird:

  • Reiseziel.
  • Art und Weise, wie Ihr Euer Ziel erreicht.
  • Anzahl der Reisenden, für die Reisen und Unterkünfte/Erlebnisse gebucht werden sollen. 

Ihr könnt die Abschnitte in die folgenden Positionen unterteilen:

  • Leiter der Unterkunft: Diese Person sammelt die Zahlungen für alle Unterkünfte und leistet Zahlungen an die entsprechenden Hotels, Pensionen, Campingplätze und ähnliche Einrichtungen.
  • Essensplaner: Diese Person ist verantwortlich für die Festlegung der notwendigen Lebensmittel und der Kosten, die Reservierung der Mahlzeiten und den Einkauf der Lebensmittel für die Gemeinschaftsküche. Sie nimmt auch alle Zahlungen für Lebensmittel entgegen und erledigt alle notwendigen Einkäufe, sobald Ihr Euer Ziel erreicht habt.
  • Reisekoordinator: Diese Person ist verantwortlich für die Buchung von Privatjet-Flügen (das mag wie eine Extravaganz klingen, kann aber genauso kosteneffektiv sein wie einige kommerzielle Flüge, wenn Ihr in Gruppen reist, und ist weitaus komfortabler), Autoservices oder Shuttle-Abholungen vom Flughafen zum Hotel und zu allen Veranstaltungen oder Orten, die Ihr besucht. Nach der Buchung kalkuliert Ihr alle Kosten und zieht das nötige Geld ein.
  • Unterhaltungsleiter: Diese Person ist für die Planung von Veranstaltungen (z. B. Ausflüge in Freizeitparks, Tagesausflüge usw.) zuständig, an denen die Familie teilnimmt oder die sie gemeinsam organisiert. Alle Gelder für Veranstaltungen gehen an sie, und sie ist für die Buchung und Reservierung zuständig, wo dies erforderlich ist.
  • Souvenir-Planer: Wenn Ihr ein Souvenir-Shirt oder eine Tasse oder etwas anderes herstellen wollt, ist diese Person dafür verantwortlich, die relevanten Informationen zu sammeln (Größen, Farben, Bilder für den Druck)

Es wäre eine große Hilfe, zwei dieser Aufgaben zu delegieren und eine für sich selbst zu behalten. Alles, was mehr als eine Aufgabe pro Person ist, könnte zu einer schlechten Planung führen oder dazu, dass wichtige Details aus dem Reiseplan gestrichen werden. Je größer Eure Familiengruppe ist, desto mehr Planung ist erforderlich. Stellt also sicher, dass Ihr Eure verantwortungsvollsten Verwandten zur Mithilfe heranziehen, um sicherzustellen, dass sie alle Dinge gleich beim ersten Mal richtig machen. Es ist auch eine gute Idee, einen Vertreter aus jeder Familiengruppe zu haben, mit dem man korrespondieren kann. Ihr werdet nie etwas erreichen, wenn Ihr jedes Mal mit einer anderen Person sprechen, wenn Ihr versucht, einen Plan festzulegen.

  1. Erstellt Euer Budget

Euer Budget ist die Grundlage für alle oben genannten Planungen. Ohne dieses Budget könnt Ihr nichts vorbereiten. Bei der Vorbereitung müsst Ihr alle Entscheidungen Ihrer Familie berücksichtigen: die Kosten für Flüge und Autovermietung, die Kosten für die Unterkunft und das Limit jedes Familienmitglieds pro Mahlzeit oder das Gruppenlimit pro Mahlzeit. Vergewissert Euch, dass jeder Eurer „Abteilungsleiter“ sich über seine Grenzen im Klaren ist und dass er buchen und planen muss, wann für alles eine Anzahlung erforderlich ist. An dieser Stelle müsst Ihr streng werden und Eure Familie wissen lassen, dass sie nicht am Familientreffen teilnehmen kann, wenn die Anzahlungen nicht rechtzeitig geleistet werden.

  1. Halter Euer Budget ein

Dieser Punkt verdient einen eigenen Abschnitt, weil er so wichtig ist. Ihr müsst Euch immer an Euer Budget halten, egal was passiert.

  1. Habt immer einen Backup-Plan

Die besten Pläne sind diejenigen, die mit Backups ausgestattet sind. Ihr könnt nicht garantieren, dass es keine Probleme gibt – Wetterumschwünge, Hoteldoppelbuchungen oder Veranstaltungsabsagen aufgrund unvorhergesehener Umstände. Aber Ihr könnt sicher sein, dass Ihr etwas in petto oder zumindest auf Lager habt (jeder „Abteilungsleiter“ sollte eine Liste mit Optionen erstellen, einschließlich Daten, Orten und Preisen), um in letzter Minute einspringen zu können.

Zu guter Letzt – Genießt Eure gemeinsame Zeit

Wenn Ihr unsere Ratschläge im Brief befolgt habt, bleibt Euch nur noch eines übrig: amüsieren! Bei Familientreffen geht es darum, sich mit der Familie zu treffen, die man nicht so oft sieht, und die Gesellschaft derer zu genießen, die man oft besucht. Macht ein Nickerchen in der Sonne, wenn Ihr „freie Zeit“ habt, macht so viele Fotos und Videos wie möglich, um Euch an all den Spaß zu erinnern, den Ihr habt, probiert neue Speisen, lasst Euch auf neue Erfahrungen ein und habt einfach eine tolle Zeit. Dies ist auch Euer Urlaub, und Ihr habt hart gearbeitet, um ihn zu ermöglichen. 

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